Importe masivo de oportunidades archivo plano
La funcionalidad de Carga Masiva de oportunidades permite importar grandes volúmenes de datos a la plataforma a través de un archivo plano. Esta herramienta optimiza la gestión de información, reduciendo tiempos de carga manual y minimizando errores. El sistema procesa el archivo cargado, validando la estructura de los datos y asegurando su correcta integración con los módulos de clientes y oportunidades dentro de la plataforma. Esto lo podrás realizar a través de las opciones de importación del módulo de ventas realizando los siguientes pasos:
- Ingrese al módulo “Ventas” opción “Oportunidades”
- Ubique en el sidebar el icono de carga masiva y de clic en él.
- Suba el archivo a relacionar en formato .xls o .csv (se recomienda subirlo en formato csv – UTF 8)
Recomendaciones para el archivo de datos
- El archivo no puede superar los 5.000 registros, si requiere relacionar a su compaña más de esta cantidad, deberá dividir su base tantas veces como sea requerido
- Los encabezados del archivo NO pueden contener espacios, si se requiere separador por favor usar guion bajo (_).
- Los nombres de los encabezados deben estar en Mayúsculas sin caracteres especiales, y cada tag no podrá exceder los 25 caracteres en extensión.
- Los nombres deben ir separados de los apellidos en dos columnas distintas.
- Debe contar con al menos un dato de contacto ya sea correo electrónico o número de teléfono, de preferencia que cuente con los dos datos.
- Todos los registros deben contar con el número de documento.
- Los campos de teléfono y correo electrónico deben tener el siguiente formato:
– Teléfono Fijo: 11 dígitos – Inicia con “57-” + indicador (1 a 9) + 7 dígitos número ordinario Ej. 57-19876543
– Teléfono Móvil: 13 dígitos – Inicia con “57-” + 10 dígitos número ordinario. Ej: 57-3110987654
– Correo electrónico: Debe estar en minúsculas, y con estructura de correo, si existen campos no validados recomendamos no cargarlos en el archivo y dejar la celda en blanco.
Nota:
– Si la base tiene números que no cumplen con el formato indicado, por favor omitirlos y deje la celda el blanco, el CRM no los tendrá en cuenta en las marcaciones.
– El archivo debe estar limpio de caracteres especiales como (tildes, comas, ñ, interrogantes), y en general cualquier carácter especial [,;:.()”#$%&/=?¿¡!|°], los cuales nos son permitidos en el cargue, porque generará error.(Esta recomendación no aplica para los datos de correo electrónico y teléfono)
– Recomendamos verificar el archivo como editor de texto para asegurar que no existen incongruencias en la data mostrada
– Recomendamos eliminar la totalidad de celdas vacías, que no tengan información para evitar el procesamiento de null o filas incongruentes.
Campos que pueden ser cargados:
– Datos del cliente: Documento, Nombre, Apellido, Email y Celular
– Datos de la oportunidad: Producto, Etapa, Estado etapa, Detalle Fuente, Detalle Medio, Descripción
|
Documento
|
Nombre
|
Apellido
|
Celular
|
Correo
|
Producto
|
Etapa
|
Estado_Etapa
|
Detalle_Fuente
|
Detalle_Medio
|
Descripción
|
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
123456789
|
Cliente
|
Apellido
|
3010001112
|
abc@abc.com
|
Producto1
|
Etapa1
|
En proceso
|
Fuente1
|
Medio1
|
Opcional
|
Finalice el proceso de cargue
Si el archivo cumple con las condiciones anteriormente mencionadas, se puede dar clic en el botón “Siguiente”, donde se mostrara un listado donde podrá realizar la relación de los campos existentes en el archivo con los campos en los cuales se desea que se guarde la información en el CRM.
Al finalizar de clic en “Siguiente” y posteriormente en la opción “Ejecutar”, si cumplió todas las recomendaciones dados, pasados unos segundos, le aparecera un mensaje confirmando el cargue y entregando el resumen del proceso.
Nota: se recomienda revisar el relacionamiento dos veces antes de ejecutar el cargue del archivo, para garantizar que el relacionamiento de datos es correcto.
