Accesos

Mediante esta funcionalidad el sistema administra los accesos al sistema y el registro de usuarios

Perfiles de Usuario

Es el entorno que será personalizado para un usuario que interactúa de acuerdo con unas preferencias de configuración, en los diferentes módulos del CRM. Para configurar los perfiles de usuario, debe ingresar con las credenciales de acceso de super administrador, ingresar al módulo de control de accesos y hacer clic sobre la opción de Perfiles accesos.

 Luego de ingresar a la opción de perfiles de usuarios, en la vista de perfiles, encontrará unos perfiles previamente creados desde la parametrización del sistema los cuales se pueden buscar y visualizar los datos básicos como nombre, descripción, tipo y perfil en el sistema

Crear nuevo perfil.

También es posible crear un nuevo perfil, haciendo clic en el botón de agregar nuevo perfil, al hacer clic registrar los siguientes datos en la ventana que se abre.

• Nombre.
• Descripción.
• Tipo de perfil, si corresponde a un perfil de cliente, agente o cuenta.
• Visibilidad, si la visibilidad del perfil es estándar o privado.
• Core, si el perfil tiene o no esta propiedad.
• Confirmar la creación del perfil haciendo clic en guardar.

Configuración de permisos de perfil.

De esta forma se crea un perfil, pero debe realizar la configuración de permisos en el perfil, la cual se hace mediante el módulo de control de accesos, en la funcionalidad de permisos de perfil.

Al ingresar a esta opción, seleccionar en el campo de perfil, el perfil que fue creado previamente, luego se cargará una ventana donde deberá seleccionar los permisos que deberá tener el perfil asociado a cada módulo, a nivel de acceso, alteración de datos y permisos especiales.

Para que sean habilitados debe hacer clic en cada una de las opciones que desea habilitar, las cuales se mostrarán con este icono como habilitadas. En caso de querer deshabilitarlas, solo deberá hacer clic para que cambien el estado y el icono.

Para finalizar el proceso, deberá hacer clic en el botón de guardar para confirmar los cambios realizados.

Crear Usuarios.

Las cuentas de usuario son aquellas que permiten a una persona acceso al CRM y a las funcionalidades que este tiene. Para ingresar es necesario realizar un registro que debe contener un nombre de usuario y una contraseña. Estas cuentas de usuario son creadas por el administrador del sistema con que cuenta la organización, quien se encargará de darle el acceso a otras personas.

Para crear una cuenta de usuario debe realizar el siguiente proceso:

Ingresar al módulo de control de accesos, hacer clic en la funcionalidad de Usuarios y seleccionar la opción de agregar agente.

Al ingresar a esta funcionalidad, registrar la información que ha sido enviada en la matriz de usuarios en los siguientes grupos de información con que cuenta el formulario.

Datos básicos del agente, registrar los datos básicos del agente.

Imagen 2 – Datos básicos de agente.

Datos de localización, registrar la información de teléfonos, correos electrónicos del agente.

Imagen 3 – Datos de localización

Datos de perfil de acceso, registrar la información que corresponde a credenciales de acceso, privilegios según el perfil de usuario, área, jefe inmediato.

Imagen 4 – Perfil de acceso

Registrar las licencias de uso para el agente, seleccionar las licencias que el usuario deba usar, teniendo el plan que se contrató con Zoom CRM.

Imagen 5 – Licenciamiento asociado

Después de registrar estos licenciamientos, se deben notificar a soporte de Zoom CRM el listado de usuarios creados con las fechas de activación de las licencias, para tener control de la licencias y usuarios creados por cada cliente.

Confirmar la creación del usuario, para finalizar la creación del usuario, cargar desde el equipo una imagen que se mostrará en el perfil que tiene el usuario, habilitar las funcionalidades que existen para indicadores, casos, oportunidades y el ingreso sin autenticación. Por último, hacer clic en el botón de crear usuario, que se confirmará con una ventana de notificación.

Imagen 6 – Confirmación de creación de usuario.

Consultar y modificar los datos de un usuario.

Para consultar los datos de un agente y modificarlos, ingresar en el módulo de clientes, mediante la funcionalidad de usuarios, realizar una búsqueda del agente o usuario por datos básicos (nombres, correo electrónico, teléfonos o documento) y seguido a esto, seleccionar la modificación que desea realizar al usuario.

Imagen 7 – Actualización de datos de usuarios.

Opciones para la modificación de un usuario en el sistema.

Si desea realizar las modificaciones al usuario tiene las siguientes opciones disponibles:

• Desactivar el usuario, esta opción permite inactivar el acceso del usuario en el sistema.
• Editar usuario, permite editar la información de registro del usuario, datos básicos, de localización, perfil de acceso o licencias asociadas.
• Loguearse como usuario, permite validar el acceso al CRM con las credenciales de acceso.
• Eliminar usuario, elimina el registro del usuario del CRM.

MATRICES  O  PLANTILLAS DE APOYO.

La plantilla Perfiles de Usuario ZoomCRM permite registrar la información de cada uno de los permisos que serán habilitados en el CRM para la gestión de los módulos que se tengan disponibles.

Esta plantilla es posible registrarse en su totalidad durante una reunión de entendimiento con el responsable del proyecto por parte del cliente y el gestor del proyecto por parte de Zoom, donde se darán las indicaciones de los perfiles y accesos y el cliente entregará la información de los usuarios y los roles que tendrán en el proceso.

La planilla se encuentra en la siguiente link Plantilla.doc